Quy trình xuất nhập khẩu hàng sea đi container lạnh đầy đủ các bước

Bạn đang kinh doanh và muốn tìm hiểu về Quy trình xuất nhập khẩu hàng sea đi container lạnh? Bạn đang lo lắng không biết sẽ có những thủ tục nào, cần chuẩn bị những gì, hãy theo dõi bài viết này của Đại Dương Xanh để có thể nắm rõ các thông tin trên nhé!

Quy trình xuất nhập khẩu hàng sea đi container lạnh

Quy trình xuất nhập khẩu hàng sea đi container lạnh trải qua rất nhiều bước. Bạn hãy tìm hiểu thật kỹ để tránh sai phạm và đảm bảo đúng thời gian mong muốn nhé!

Bước 1: Booking chỗ với hãng tàu

Để kiểm tra lịch trình tàu và đảm bảo phù hợp với lịch khách hàng cần lấy hàng, bạn sẽ xem xét các hãng tàu có giá tốt và phù hợp. Thông thường, bạn có thể đặt chỗ với hãng tàu theo lý thuyết, nhưng thực tế, hãng tàu không thể phục vụ cho hàng lẻ (LCL) hoặc các doanh nghiệp với sản lượng ít. Bạn nên sử dụng các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ FWD hoặc Consol để có giá tốt hơn và được hỗ trợ với chính sách linh hoạt (bao gồm cả việc giải quyết các vấn đề phát sinh, nợ cước…).

Sau khi xác định được chỗ với hãng tàu (bao gồm ngày đi, ngày đến, cước phí, tên tàu và số chuyến, hãng tàu sẽ cung cấp thông tin cần thiết theo yêu cầu của bên đặt chỗ. Đây là một bước quan trọng trong quy trình xuất nhập khẩu hàng sea đi container lạnh.

• Thông tin cảng xuất phát (Port of loading)
• Thông tin cảng trung chuyển (Port of transit) nếu có
• Thông tin cảng đích đến (Port of discharge)
• Tên hàng hóa và trọng lượng
• Thời gian hoạt động của tàu
• Thời gian đóng hàng
• Địa điểm đóng hàng

(Một số yêu cầu khác như loại container, kích thước, yêu cầu đặc biệt về container như container sạch…)

Vui lòng kiểm tra kỹ thông tin và liên hệ lại với bên đặt chỗ nếu có thông tin không chính xác để điều chỉnh kịp thời và tránh các sai sót gây mất thời gian và phí tổn.

Hãng tàu sẽ xác nhận đặt chỗ thành công (Booking Note) và cần được xác nhận lại nếu có ghi chú kèm theo (Booking confirmation).

Bước 2: Duyệt Booking xác nhận

Quy trình xuất nhập khẩu hàng sea đi container lạnh cần trải qua bước xác nhận đặt chỗ có thể được thực hiện qua email theo chỉ định của hãng tàu. Tuy nhiên, một số đơn hàng yêu cầu cần mang booking đến văn phòng để được duyệt và cấp dấu seal. Cũng có một số hãng tàu không yêu cầu quá trình duyệt, mà chỉ cần tài xế mang theo booking và giấy giới thiệu để nhận container và dấu seal.

Bước 3: Đợi hãng tàu trả lệnh

Sau khi nhận lệnh cấp container, nhân viên sẽ kiểm tra và chọn container phù hợp. Trước khi lấy container, sẽ kiểm tra tình trạng thực tế để đáp ứng yêu cầu đóng hàng. Nếu không tìm được container phù hợp, bạn có thể yêu cầu lệnh mới từ hãng tàu. Quá trình đóng hàng có thể diễn ra tại nhà máy/xưởng hoặc kho CFS. Khi đóng hàng, sẽ kẹp chì dựa trên tính chất hàng hóa. Đơn vị đóng hàng cung cấp số container, số chì và kích thước để tạo Packing List.

Bước 4: Chuẩn bị giấy tờ

Trong quá trình đàm phán giao dịch, việc xác định giá bán hợp lý là rất quan trọng để tránh mất phí không cần thiết. Giá sản phẩm phải bao gồm tất cả các chi phí liên quan tính vào giá thành, và những yêu cầu này thường được ghi chú trong hợp đồng ngoại thương. Các chứng từ cần chuẩn bị như chứng nhận kiểm dịch thực vật, hun trùng, kiểm tra chất lượng, kiểm tra sức khỏe, chứng nhận xuất xứ đã được ghi chú trong hợp đồng.

Bước 5: Kéo container ra cảng chờ xuất hàng

Sau khi hoàn thành quá trình đóng hàng, bạn sẽ kiểm tra lại hàng hóa, chụp hình hiện trường và bấm seal. Sau đó, bạn sẽ đưa container ra cảng và thực hiện các thủ tục hạ container tại cảng, bao gồm đăng ký hạ cont và các thủ tục tương tự. Việc thanh toán phí hạ container thường được thực hiện tại phòng thương vụ và sau đó bạn sẽ được chỉ định đến bãi hạ chờ xuất.

Hiện nay, cảng Cát Lái cung cấp hệ thống Eport cho thanh toán và đăng ký, giúp tiện lợi và tiết kiệm thời gian. Bạn sẽ được cấp mã hạ cont trực tuyến.Đối với hàng nguyên container FCL, container sẽ được kéo ra khu vực tập kết tại cảng, trong khi hàng lẻ sẽ được tập kết tại kho CFS (kho gom hàng lẻ).

Chưa dừng lại ở đó, quy trình xuất nhập khẩu hàng sea đi container lạnh còn gồm những việc như khai báo hải quan, đóng  thuế,…

Bước 6: Khai báo hải quan điện tử

Ở bước này, doanh nghiệp sẽ tuỳ theo thực tế tiến hành khai báo hải quan trước khi kéo hàng ra cảng hoặc khi hàng đã ra cảng. Các chứng từ cần có để khai báo hải quan bao gồm:

• Hợp đồng ngoại thương (Contract)
• Hóa đơn thương mại (Invoice)
• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list)
• Booking
• Số container
• Giấy tờ liên quan

Để lên tờ khai hải quan, sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử như Ecus5/Vaccs. Cần có các chứng từ như hợp đồng, invoice và packing list. Sau khi hoàn thành tờ khai, kiểm tra và thực hiện in thử, nếu mọi thứ đã được kiểm tra và chấp nhận, cắm chữ ký số và truyền tờ khai.

Bước 7: Đăng ký giấy tờ khai quan

Sau khi khai báo hải quan, nhân viên cảng sẽ xếp hồ sơ và tiếp nhận tờ khai để chờ kết quả phân loại và xử lý lô hàng. Tùy vào tính chất của hàng, tờ khai sẽ nhận được kết quả theo 3 luồng khác nhau:

• Luồng xanh: Tờ khai được thông quan trên hệ thống và trả về kết quả “tờ khai hàng hóa xuất khẩu (thông quan)”.
• Luồng vàng: Kiểm tra chứng từ bằng cách mở tờ khai tại chi cục hải quan.
• Luồng đỏ: Mở tờ khai tại chi cục hải quan và tiến hành kiểm tra hàng hóa thực tế, tùy mức độ kiểm tra yêu cầu đối với một phần lô hàng.

Nếu hàng hóa cần kiểm hóa, tiến trình đăng ký kiểm hóa sẽ được thực hiện tương tự như quy trình nhập khẩu đường biển.

Bước 8: Đóng thuế

Với hàng hóa có mức thuế xuất khẩu bằng 0, nhưng để xác định chính xác mức thuế áp dụng cho lô hàng của doanh nghiệp, cần xác định mã HSCode cho hàng hóa đó. Nhân viên giao nhận phải nộp các khoản phí theo yêu cầu trong quá trình làm thủ tục hải quan.

Bước 9: Rút tờ khai

Nhân viên giao nhận mua tem (lệ phí hải quan) để dán lên tờ khai. Sau khi hải quan kiểm tra và hoàn tất, họ giữ lại tờ khai đã dán tem và trả lại cho nhân viên giao nhận. Đối với hàng hóa cần kiểm hóa, cần chuẩn bị các chứng từ bao gồm: 1 tờ khai, hợp đồng thương mại (sao y), invoice (bản chính), packing list (bản chính).

Tiếp theo, nhân viên giao nhận mang tờ khai đã thông quan đến hải quan giám sát bãi để ghi số container/seal và thanh lý tờ khai tại ô 27 của tờ khai. Họ cũng nộp tờ khai (cả bản sao và gốc) để kiểm tra tại phòng thanh lý. Hải quan sau đó thực hiện kiểm tra, đóng dấu xác nhận và trả lại bản gốc.

Xem thêm: Giá cước vận chuyển container nội địa bằng đường biển

Bước 10: Xuất khẩu hàng hóa

Dựa vào thông tin trong Booking, nhân viên giao nhận ghi số hiệu tàu, số hiệu chuyến đi, số container và số seal vào tờ khai trong sổ tàu (ô 28, 29). Tờ khai được nộp vào sổ tàu và hải quan trả lại tờ khai và phiếu xác nhận. Quá trình thông quan lô hàng xuất khẩu đường biển tại cảng kết thúc và hàng được chuyển lên tàu.

Lưu ý: Cần vào sổ tàu trước giờ Closing time để tránh trễ tàu. Nếu không kịp, hãy liên hệ với hãng tàu để lấy bill (MBL) và chuyển bộ chứng từ cho người mua, yêu cầu thanh toán. Nhân viên giao nhận chuyển bộ hồ sơ (bản sao) cho khách hàng để gửi thông tin cho hãng tàu và yêu cầu cấp vận đơn. Sau khi tàu khởi hành, hãng tàu gửi vận đơn cho bộ phận chứng từ của công ty. Bộ phận chứng từ chuyển vận đơn cho nhân viên giao nhận để xuất hàng. Nhân viên giao nhận sẽ đến Chi cục hải quan nộp tờ khai và vận đơn. Sau đó hải quan đóng dấu xác nhận thực xuất.

Bước 11: Gửi chứng từ cho khách hàng

Sau khi hàng hóa được giao cho người chuyên chở (carrier), quy trình tiếp theo là gửi bộ chứng từ cho người mua theo hình thức đàm phán trong các phương thức thanh toán. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu cơ bản bao gồm:

• Hợp đồng ngoại thương
• Hóa đơn thương mại
• Phiếu đóng gói hàng hóa
• Giấy chứng nhận xuất xứ
• Vận đơn vận tải
• Các chứng từ khác theo yêu cầu.

Xem thêm: Bảng cước phí vận chuyển từ Thái Lan về Việt Nam giá rẻ

Bước 12: Lưu hồ sơ

Sau khi hoàn thiện các thủ tục, doanh nghiệp lưu hồ sơ nhằm làm căn cứ để đối chiếu quyết toán thuế trong tương lai.

Sau khi tìm hiểu về quy trình xuất nhập khẩu hàng sea đi container lạnh, chúng ta sẽ tiếp tục tìm hiểu tiếp về lợi ích của việc xuất nhập khẩu bằng container.

Lợi ích của việc xuất nhập khẩu hàng sea đi container lạnh

Xuất nhập khẩu hàng sea đi container lạnh mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và người tiêu dùng. Dưới đây là những lợi ích quan trọng của việc sử dụng container lạnh:

1. Tối ưu hóa quy trình vận chuyển: Container lạnh giúp tối ưu hóa quy trình vận chuyển bằng cách bảo quản hàng hóa trong điều kiện nhiệt độ thấp, đảm bảo chất lượng và giảm thiểu tổn thất hàng hóa.
2. Bảo quản hàng hóa: Container lạnh đảm bảo điều kiện nhiệt độ ổn định, phù hợp cho việc bảo quản các mặt hàng nhạy cảm với nhiệt độ và độ ẩm. Điều này đặc biệt quan trọng đối với thực phẩm tươi sống, dược phẩm, nông sản tươi, và hàng hóa yêu cầu điều kiện bảo quản lạnh.
3. Mở rộng thị trường tiêu thụ: Xuất khẩu hàng sea qua container lạnh mở ra cơ hội tiếp cận các thị trường quốc tế, giúp mở rộng thị trường tiêu thụ và tăng doanh số bán hàng.
4. Tăng cường đối tác quốc tế: Quá trình xuất nhập khẩu hàng sea đi container lạnh tạo cơ hội để tăng cường đối tác quốc tế, mở ra nhiều cơ hội kinh doanh và trao đổi công nghệ và kỹ thuật tiên tiến hơn.

Xem thêm: Quy trình giao nhận container tại cảng

Một số lưu ý khi xuất khẩu hàng hóa container lạnh đi nước ngoài

Trong quy trình xuất nhập khẩu hàng sea đi container lạnh, có những vấn đề thường gặp mà bạn cần chú ý và tìm cách giải quyết:

• Vấn đề về nhiệt độ và độ ẩm: Sự cố liên quan đến nhiệt độ và độ ẩm có thể ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa trong quy trình xuất nhập khẩu hàng sea đi container lạnh. Để giảm thiểu rủi ro này, cần kiểm tra và đảm bảo rằng Container hoạt động ổn định, sử dụng các thiết bị đo nhiệt độ và độ ẩm, và đóng gói hàng hóa một cách cẩn thận.
• Hạn chế về khả năng lưu trữ hàng hóa: Container lạnh có giới hạn về khả năng lưu trữ hàng hóa. Bạn cần tuân thủ quy định về trọng lượng, kích thước, và loại hàng hóa phù hợp với container lạnh để tránh vấn đề về sức chứa và nhiệt độ.
• Xử lý hải quan và thủ tục nhập khẩu phức tạp: Thủ tục hải quan và nhập khẩu có thể phức tạp và yêu cầu sự chú ý đặc biệt. Nên tìm hiểu và hợp tác với các chuyên gia hoặc công ty vận chuyển có kinh nghiệm để tuân thủ đúng quy trình và giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết.

 

Đại Dương Xanh là đơn vị hỗ trợ vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu chất lượng, giá tốt

Với kinh nghiệm và truyền thống hơn 10 năm hoạt động, Đại Dương Xanh cam kết đáp ứng mọi nhu cầu vận chuyển của khách hàng một cách hiệu quả và tiết kiệm. Chúng tôi cung cấp các dịch vụ khai báo hải quan, vận tải đường biển, vận chuyển hàng đông lạnh, vận tải đường bộ, vận tải hàng không và vận chuyển container.

Để biết thêm thông tin chi tiết về các dịch vụ và để được tư vấn quy trình xuất nhập khẩu hàng sea đi container lạnh, quý khách hàng có thể liên hệ với chúng tôi qua hotline: 0906 998 665 (Mr Nhân). Đội ngũ chăm sóc khách hàng của chúng tôi sẽ sẵn lòng hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc của quý vị.

Với quy trình xuất nhập khẩu hàng sea đi container lạnh trên, Đại Dương Xanh hy vọng bạn sẽ nắm rõ hơn về cách xuất nhập khẩu hàng hóa khi đang có ý định kinh doanh. Hãy theo dõi chúng tôi để không bỏ lỡ những thông tin hữu ích nhé! Nếu có bất cứ thắc mắc nào, hãy kết nối tới số 0906 998 665 (Mr Nhân) để được giải đáp chi tiết các vấn đề liên quan đến quy trình xuất nhập khẩu hàng sea đi container lạnh.